Как написать служебную и докладную записку?

Одними из самых важных документов взаимоотношений между руководством, являются конечно докладная и служебная записка, и от того как правильно они оформлены, и как грамотно написан текст зависит ценность данного документа.
Я как и многие прорабы не сильно любим оформление различных бумаг подобного рода, но без них не как нельзя. Далее будет описано чем отличаются данные документы и как правильно они оформлены.

На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками. Действительно, эти бумаги близки по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее мы имеем дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам. Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них.

Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*.
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Каждый из этих документов должен иметь:
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
- наименование адресата (кому направляется документ);
- наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка");
- дату составления;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек");
- текст;
- подпись составителя (с указанием должности).
Помните, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.
Докладываем о ситуации

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно.
Докладные записки, адресованные руководителю организации, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.
Информируем по горизонтали

Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п. Например, в бухгалтерии сломался принтер. Главный бухгалтер может в служебной записке проинформировать об этом начальника отдела системного обеспечения и попросить отремонтировать прибор. Оформляется  служебная записка также как и докладная.

Вот несколько примеров оформления докладных и служебных записок:

Токарный цех
Генеральному директору ОАО "Закат"
А.А. Репину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
26 октября 2010 г. N 19/3
О ненадлежащем выполнении
трудовых обязанностей Нехаевым Н.А.
Согласно приказу от 29 сентября 2010 г. N 12к, Нехаев Н.А. принят на работу в токарный цех токарем четвертого разряда с трехмесячным сроком предварительного испытания.
Нехаев Н.А. ненадлежащим образом выполняет свои трудовые обязанности. Так, 1 октября 2010 г. ему было поручено выполнение работы по изготовлению деталей N к5/3222. При выполнении работы Нехаев Н.А. допустил брак 15 изделий. Исправление брака поручено токарю Гришину Е.Л.
Считаю, что токарю Нехаеву Н.А. необходимо объявить выговор в соответствии со статьями 192-193 ТК РФ. Проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания (выговора) прилагаю к настоящей докладной записке. Кроме того, полагаю, что из заработной платы Нехаева Н.А. необходимо вычесть стоимость продукции, оказавшейся браком.
Начальник цеха подпись Г.И. Кравцов

Отдел косметической продукции
Генеральному директору ОАО "Сигма"
П.Ю. Кольцову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12 ноября 2009 г. N 123
О командировании сотрудника отдела на московскую
фабрику косметики "Свобода"
В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на 2005 год прошу Вас командировать старшего эксперта отдела косметической продукции Михайлову Е.Ю. на московскую фабрику косметики "Свобода" для ознакомления с новыми разработками косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с этой организацией.
Начальник отдела подпись К.О. Симонов

Отдел кадров
Заместителю начальника по АХЧ
Е.О. Федину

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
19 ноября 2009 г. N 21
О проведении ремонтных работ в отделе кадров
В связи с моим уходом в очередной отпуск и начавшимся ремонтом прошу во время моего отсутствия провести следующие работы по ремонту в отделе кадров:
1. Покрасить рамы окон и подоконники.
2. Покрасить потолок.
3. Наклеить обои.
Начальник отдела кадров подпись А.И. Михеева

Отдел продаж
Генеральному директору ЗАО "Альт"
М.Ю. Миротворцеву

Материал взят с сайта  "Кадровые вопросы" 

Андрей Прораб.


Все статьи

Объяснительная записка, как один из видов творчества.

Одним из документов которые приходиться читать и писать прорабу это объяснительная записка.

 Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки.
 Пример написания объяснительной записки:

 Отдел продаж
Генеральному директору ЗАО "Прораб_ Анд"
М.Г. Мирцеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
25 марта 2010 г. N 2/12
Об отсутствии на рабочем месте
20 ноября 2009 г. я отсутствовал на рабочем месте с 14.00 до 16.00 в связи с необходимостью навестить жену в больнице.
Поскольку начальника отдела продаж Свекова Н.Н. в 14.00 не было на месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом секретаря Маршину А.О. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине и в течение непродолжительного времени.
Экспедитор подпись И.И. Елисеев
(первоисточник http://www.bizneshaus.ru/slujebnay.html )

Как видите из само го определения пояснительной записки, она пишется в основном при прогулах, опозданиях, преждевременном уходе с рабочего места, появление на работе в нетрезвом виде и т.п. А как сами понимаете народ наш во- первых очень  "дисциплинированный", во-вторых совсем без "фантазии" не чего придумать не может по поводу своего правонарушения. Если объединить эти два начала, разрушительное и созидательное, то получится гремучая смесь, которая выплескивается в поистине народное творчество – специфический жанр, именуемый «Объяснительная записка».
Далее приведу ряд курьезных объяснительных записок, (некоторые взяты из интернета, есть из собственной практики)

Примеры объяснительных записок 

Я, прораб Сидоров И.П., сдавал приемочной комиссии
построенный нашим СМУ новый 9-этажный дом. Дом был принят с оценкой
"хорошо", но с замечением: нужно снести старую халупу во дворе,
очистить место под детскую площадку. Я поручил рабочим подогнать компрессор и
отбойными молотками развалить постройку. Через полчаса рабочие доложили, что у
отбойных молотков полопались наконечники, а запасных нет. Тогда я послал
бульдозериста, но скоро бульдозерист вернулся, сказал, что лопнула лопата и
полетела муфта сцепления. Посланный мной экскаватор тоже не справился: лопнула
чугунная баба и оборвался трос. Пользуясь личными связями, я попросил знакомого
подрывника эту халупу аккуратно подорвать. Однако, после взрыва обрушилась
новая 9-этажка, а со строения осыпалась штукатурка, под которой нашли табличку
с надписью:"Сию часовню делал холоп Ванька Хлюстов дрянно и ленно, за что
был бит плетьми".

Я, ИмяФамилия, опоздал сегодня на работу по причине того,что
обычно смотрю по утрам мультфильм "Черепашки-ниндзя"по ТВ-3 ровно в
7.45 до 8.05 и потом выдвигаюсь на работу, при этом никогда не опаздываю.
Сегодня проклятые телевизионщики запустили вышеуказанный мультфильм только в
8.05, а так как в этой серии должны были раскрыть происхождение Крэнга,
пришлось досмотреть его до конца, в связи с чем опоздание и имело
место.Виноватым себя не считаю.

«Выключил будильник
не приходя в сознание»

Явилась на работу в 13.30, ввиду того, что накануне заснула
в 5.00. Причиной долгого незасыпания стал стресс, полученный в результате
беседы с прорабом по поводу неоперативного выполнения плана сдачи материалов на
май месяц.


Я, Семенов В. Б., не вышел на работу 15 февраля 2000 года в
15.00 в связи с тем, что не мог справиться с головной болью. В таком состоянии
я был недееспособен, поэтому, прежде чем отправиться на работу,
предусмотрительно решил опохмелиться. В процессе участвовал друг детства,
приехавший накануне из Нижнего Новгорода. Признаюсь, что идея отметить его
приезд принадлежала мне. Все-таки 8 лет не виделись.


Я, 5 октября находясь, в командировке, после окончания
работы идя домой, по необъяснимой мне силе, зашел в магазин и купил 1 литр
водки, на подотчетные деньги. Дальше очнулся только через три дня, потратив все
деньги оставленными прорабом на оплату квартиры. Признаю свою вину и обязуюсь
вернуть деньги с зарплаты.


Вчера позвонил на работу сосед и сообщил, что моя теща дала
дуба. Мимо подобного события я не мог пройти без бутылки, не догадавшись о
первоапрельской направленности его провокации.


Опоздал на работу на полчаса, потому что все равно до десяти
ничего делать не буду, мы утром пьем чай, а в меня так много не влезает.


Я опоздал, потому что Вы который месяц не платите вовремя
зарплату!


Будете возмущаться, я вообще уволюсь!


Если я напишу в этой объяснительной, почему пришел на работу
пьяный, получится большая книга.

Опоздала на работу потому, что утром перелазила через мужа и немного задержалась..

Вот небольшие примеры объяснительных записок, далее буду обязательно добавлять новые шедевры народного творчества.

Андрей Прораб.


Все статьи
.

Документация прораба

Одна из важных обязанностей прораба - это вести рабочую документацию.
Она подразделяется, на административную и рабочую.

В административную входят следующие документы:

• ведение табеля учета рабочего времени;
• вести учет выполненных работ работниками;
• написание докладных записок;
• написание служебных записок;
• написание объяснительных записок;
•  ведение журналов по технике безопасности;
• ведение различных рабочих журналов, необходимых согласно должностной инструкции (на каждом предприятии свое)

В рабочую документацию обычно входит (примерный перечень)

• акты на скрытые работы;
• письма на согласования изменений в работе;
• составление ППР (проекта производства работ);
• составление материальных отчетов;
• составление нарядов на выполненные работы;
• составление заявок, на материалы, технику и т.п.;
• ведение различных рабочих журналов (общего, сварочных работ и т.д.);

Вот примерный перечень той документации, которую должен вести прораб.
Проработав, в эксплуатации, я понял точно чем отличается эксплуатация, от стройки. В эксплуатации главное сделать работу, а на стройке доказать, что ты эту работу выполнил.
И составление рабочей документации обычно занимает больше времени, чем сама работа.
А в основном, и я не исключение, мы прорабы не очень любим эту работу, и оставляем ее на потом, и из-за этого всегда проблемы - нарекание начальства, работа по вечерам и в выходные дни. Поэтому я призываю, давайте все делать во-время.

Андрей Прораб.

Все статьи

Ремонт это катострофа

Не однократно ,размышляя о важности прораба на стройке, если человек занимающий эту должность не компетентен, может получится, как в заметке, приведенной ниже.

http://www.liveinternet.ru/users/39679/
Ремонт это катастрофа.
А то, что я сказал про катастрофу это банальность.
Но ремонт, вопреки логике, совсем не банальность. Он именно и есть катастрофа.
И эта катастрофа всегда внезапна и страшна. Вернее говоря, чревата. Она всегда приносит с собой немного больше разрушений, чем ты от нее ждешь.
Мало того, катастрофа-ремонт, как эпидемия, расползается по всей доступной ей территории.
Она моментально выхватывает у тебя связку ключей от дома. Она приходит без стука и будит тебя громом кувалд и содроганием дома.
Эта эпидемия-торнадо высасывает из земли песок и камни и раскидывает их кучками по разным местам.
В коридоре на веранде я теперь натыкаюсь на чьи-то снятые портки, носки и черные изнутри бывшие туфли.
Двери в дом перестают закрываться, и мухи... здоровенные мухи... неторопливо и тяжело, как туристы в Амстердаме, летят по комнатам бесцельно и нагло.
Люк в подвал открыт и источает темноту, сырой холод и какую-то неуверенность. И закрыть его невозможно, потому что эпидемия - это таджики, и они уже там, в подвале, что-то крошат, молотят и бьют.
Вокруг свежей ямы у дома образовались целые острова ненужной укрывной пленки, обрезков фанеры, досок, несколько ведер, молотки, лопаты, сетка, куски кирпича... И еще на краю ямы, в ожидании чего-то, лежит, раскинулся, Искандер. Лицом в небо.
Полное впечатление, что в угол дома долбанул фугас и таджиков разметало вместе с инструментом по газону. А парочку даже закинуло в подвал вообще, откуда они теперь пытаются с помощью кувалды выбраться.
Бедные.
Прораб тоже внес вою лепту в создание стиля "А ля буилд" тем, что разведал во дворе все скамейки и лавочки, и каждую из них ... гм... немного занял для себя. Ну, или просто там что-то оставил о себе на память.
Напротив моего окна на садовой красной скамье он положил свои бумаги, кепку, моток провода, рулетку и нож. Картонная коробка на скамье уже не поместилась и поэтому стоит на траве. И сам татарин тоже стоит на траве. Тут все занято.
Возле невысокого дуба, в тени березы и калины, на садовом диване и кресле по-хозяйски развесились прорабские: жилетка, майка, очки и пара пачек сигарет, одна из которых уже стала пепельницей.
В "голландском" уголке, у винограда, прораб еще утром положил камеру для колеса от тачки, пару ключей (зачем-то) строительный уровень. У моей мастерской, у сарая провода, лампочки, веревки. А парковка нагрузилась штабелями пенопласта, кирпича, цемента и еще чего-то, укрытого пленкой. Уж не говорю про весь второй этаж дома.
Я теперь так понимаю состояние кота...
Главное, если бы дом был маленьким, и земли было бы три квадратных метра, то ремонт заполнил бы собой только это пространство. Но ремонт это катаклизм. Цунами. Торнадо. Эпидемия. Он заполняет все от эпицентра до краев и бьется, вспрыгивает на забор, на ворота... Ужас. У меня уже ощущение, что тут не три таджика и татарин, а целый выводок разных человеков. Всюду. Везде.
Представил себе, как эти все копаются в земле, в подвале, на скамьях и на лавках, а я на своем минитракторе катаюсь между ними и кош угазон.
Сюрреалистическая картина.

P.S.Вот так, хотя доля правды есть в этом, но когда за дело берутся настоящие профессионалы, с хорошей организацией труда, такого не случится.

Прораб Андрей.


Все статьи