Одними из самых важных документов взаимоотношений между руководством, являются конечно докладная и служебная записка, и от того как правильно они оформлены, и как грамотно написан текст зависит ценность данного документа.
Я как и многие прорабы не сильно любим оформление различных бумаг подобного рода, но без них не как нельзя. Далее будет описано чем отличаются данные документы и как правильно они оформлены.
На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками. Действительно, эти бумаги близки по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее мы имеем дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам. Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них.
Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*.
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Каждый из этих документов должен иметь:
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
- наименование адресата (кому направляется документ);
- наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка");
- дату составления;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек");
- текст;
- подпись составителя (с указанием должности).
Помните, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.
Докладываем о ситуации
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно.
Докладные записки, адресованные руководителю организации, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.
Информируем по горизонтали
Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п. Например, в бухгалтерии сломался принтер. Главный бухгалтер может в служебной записке проинформировать об этом начальника отдела системного обеспечения и попросить отремонтировать прибор. Оформляется служебная записка также как и докладная.
Вот несколько примеров оформления докладных и служебных записок:
Токарный цех
Генеральному директору ОАО "Закат"
А.А. Репину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
26 октября 2010 г. N 19/3
О ненадлежащем выполнении
трудовых обязанностей Нехаевым Н.А.
Согласно приказу от 29 сентября 2010 г. N 12к, Нехаев Н.А. принят на работу в токарный цех токарем четвертого разряда с трехмесячным сроком предварительного испытания.
Нехаев Н.А. ненадлежащим образом выполняет свои трудовые обязанности. Так, 1 октября 2010 г. ему было поручено выполнение работы по изготовлению деталей N к5/3222. При выполнении работы Нехаев Н.А. допустил брак 15 изделий. Исправление брака поручено токарю Гришину Е.Л.
Считаю, что токарю Нехаеву Н.А. необходимо объявить выговор в соответствии со статьями 192-193 ТК РФ. Проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания (выговора) прилагаю к настоящей докладной записке. Кроме того, полагаю, что из заработной платы Нехаева Н.А. необходимо вычесть стоимость продукции, оказавшейся браком.
Начальник цеха подпись Г.И. Кравцов
Отдел косметической продукции
Генеральному директору ОАО "Сигма"
П.Ю. Кольцову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12 ноября 2009 г. N 123
О командировании сотрудника отдела на московскую
фабрику косметики "Свобода"
В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на 2005 год прошу Вас командировать старшего эксперта отдела косметической продукции Михайлову Е.Ю. на московскую фабрику косметики "Свобода" для ознакомления с новыми разработками косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с этой организацией.
Начальник отдела подпись К.О. Симонов
Отдел кадров
Заместителю начальника по АХЧ
Е.О. Федину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
19 ноября 2009 г. N 21
О проведении ремонтных работ в отделе кадров
В связи с моим уходом в очередной отпуск и начавшимся ремонтом прошу во время моего отсутствия провести следующие работы по ремонту в отделе кадров:
1. Покрасить рамы окон и подоконники.
2. Покрасить потолок.
3. Наклеить обои.
Начальник отдела кадров подпись А.И. Михеева
Отдел продаж
Генеральному директору ЗАО "Альт"
М.Ю. Миротворцеву
Материал взят с сайта "Кадровые вопросы"
Андрей Прораб.
Все статьи
Комментариев нет:
Отправить комментарий